Cuadros de mando: Presentación y visualización de datos

Tus datos tienen una historia que contar

Utilizar cuadros de mando para monitorizar todos los parámetros de la empresa y disponer de una imagen real de lo que ocurre dentro y fuera de la misma es la herramienta ideal para directivos y gerentes. Con el cuadro de mando se conocerá cuál es la salud de la empresa y su evolución desde un punto de vista general. Hemos visto en artículos anteriores cómo el Big Data es una poderosa herramienta para descubrir información de valor, pero sin un framework de trabajo para entender las conclusiones, toda esa información puede permanecer oculta.

El ser humano está preparado para comprender mejor la información visualmente, por eso las señales de tráfico se representan mediante iconos o dibujos. De manera visual interpretamos y retenemos mejor la información. Es por ello que de nada serviría analizar petabytes de datos si luego no podemos trasladar esas conclusiones de una manera comprensible, fácil y rápida.

¿Qué es un cuadro de mando?

Cuadro de Mando Integral (CMI) o Dashboard, es una metodología de gestión estratégica utilizada para definir y hacer seguimiento a la estrategia de una organización.

Esta metodología permite estructurar los objetivos estratégicos de forma dinámica e integral para ponerlos a prueba según una serie de indicadores que evalúan el desempeño de todas las iniciativas y los proyectos necesarios para lograr su cumplimiento satisfactorio. 

El CMI se basa en un correcto equilibrio y alineación entre los elementos de la estrategia global y los elementos operativos de la misma. Los elementos globales son: la misión (nuestro propósito), la visión (a qué aspiramos), los valores centrales (en qué creemos), las perspectivas y los objetivos. Por su parte, los elementos operativos son: los indicadores clave o KPI (ya sean indicadores inductores o de resultado) e iniciativas estratégicas (proyectos que lo ayudan a alcanzar sus objetivos).

Los propósitos con los que se construye un Balanced Scorecard son:

• Describir y comunicar su estrategia.
• Medir su estrategia.
• Hacer un seguimiento de las acciones que se están tomando para mejorar sus resultados.

Visualización de datos

La visualización de los datos es fundamental para desvelar el verdadero impacto. Un ejemplo aplicable a todas las empresas serían las hojas de cálculo que todos usamos, ya sean más o menos complejas y extensas, sin una visualización gráfica unificado en un cuadro de mando en forma de diagramas, gráficos de barras, tartas,… nos sería realmente complicado extraer conclusiones relevantes de los cientos o miles de filas y columnas de datos.

Dentro del portfolio de soluciones de Business Intelligence, las herramientas adecuadas a las necesidades de presentación para empresas, sea cual sea su sector y tamaño son: completos cuadros de mandos (dashboards) y workspaces gráficos para gestión de decisiones, gestión de rendimiento y gestión de riesgo. Estas herramientas nos permiten:

• Identificar y visualizar las tendencias y patrones en áreas con importantes efectos en los resultados de negocio, como la analitica de clientes.
• Comparar escenarios, anticipar oportunidades y amenazas potenciales.
• Planificar mejor, presupuestar y predecir recursos.
• Equilibrar riesgos ante resultados esperados.
• Trabajar en completar requisitos regulatorios.

Qué indicadores debe incluir un cuadro de mando

Las distintas métricas o KPIs (indicadores que miden el rendimiento) que ofrece un cuadro de mando deben ser elegidos con especial cuidado. Para poder tener una visión global y real de lo que sucede en la empresa estos indicadores deben representarse tanto en cifras como de manera visual.

Los indicadores de rendimiento permiten conocer si un proceso se está realizando de forma óptima (como se supone que debe realizarse) o si está sufriendo algún tipo de desviación. Estos parámetros son útiles para conocer cómo se están realizando los procesos, pero no indican la causa de las posibles desviaciones o variaciones de los mismos. 

La medición de este tipo de indicadores debe realizarse con frecuencia para mostrar siempre en el cuadro de mando el valor que represente el estado actual, el pasado y nos permita hacer proyecciones. Muchos indicadores son inmediatos, existiendo otros a largo plazo que necesitan más tiempo para ser medidos. 

Es muy útil utilizar el método semáforo para indicar el estado de cada indicador (verde para los que se encuentran en un rango normal, naranja los que tienen una pequeña desviación y rojo para aquellos con una desviación grave). Para determinar los rangos de cada indicador la empresa o los profesionales deben estudiar el mercado y su sector para marcar ellos mismos los rangos de estas métricas.   

Características de un cuadro de mando

1. Número de KPIs: sólo aquellas necesarias, entre 7 y 10 KPIs. No consiste en añadir datos por añadir sino de mostrar de la forma más adecuada, aquellos que nos permitan tomar decisiones.
2. Segmentación y contexto: debe presentar estas KPIs de forma que estas sean relevantes (accionables) para el negocio.
3. Visualización:  la persona que toma las decisiones debe ser capaz de interpretar fácilmente la información que está viendo. Por lo que el dashboard debe ser breve, hablar el mismo lenguaje del decisor y su representación gráfica la adecuada para los datos que representa y lo suficientemente visual, para que resulte atractivo su estudio.
4. Análisis: además de las KPIs el dashboard debe acompañarse de un análisis sobre: lo ocurrido, las recomendaciones dadas  y su potencial impacto sobre el negocio. El análisis debe recomendar acciones, no describirlas. Es decir, no podemos quedarnos en: “La tasa de conversión subió hasta el 2%”. Debemos explicar el origen de esa subida, que vamos a hacer para que se mantenga, que efecto va a tener esto en el negocio, etc. etc.

Herramientas

Para entregar estos servicios, nos basamos en las mejores herramientas de reporting y herramientas de business inteligence del mercado, tales como:

• QlikView
• QlikSense
• Tableau
• Power BI
• Domo
• Pentaho
• MicroStrategy
• Business Objects
• RJMetrics
• Klipfolio

Aquí te dejamos una lista con las mejores herramientas para construir tu dasboard.

Ventajas de utilizar un cuadro de mando

Son innumerables las ventajas que ofrece el uso de un cuadro de mando dentro de una estructura empresarial. Entre los más importantes destacamos: 

Muestra una visión global de la situación de la empresa

Un cuadro de mando ofrece una visión global y detallada de la marcha del negocio, recogiendo distintos aspectos que son fundamentales para el buen desarrollo de la empresa, no solo centrándose en variables financieras. Esta visión global está basada en datos en tiempo real por lo que muestra una situación fiable de la empresa en ese momento. 

Facilita el diseño y planificación de estrategias 

La visión general y en tiempo real que se tiene de la empresa a través de los indicadores de un cuadro de mando permite diseñar estrategias a medio y largo plazo, además de proporcionar información para la toma de decisiones rápidas (acciones a corto plazo). 

Permite valorar el éxito de la estrategia

Muestra indicadores que ofrecen unos valores numéricos, a través de los cuales se puede apreciar si la estrategia que se está desarrollando, está alcanzando los objetivos fijados previamente. Ofrece datos reales y medibles por lo que es una herramienta potente y concreta para diagnosticar el estado actual de la empresa. 

Minimiza riesgos

Con el uso de un cuadro de mando se tiene acceso a una visión de la evolución de la empresa, pudiendo analizar tendencias y adelantarse a acontecimientos, lo que reduce mucho los riesgos que genera el mercado. 

Ofrece información inteligente

Ofrece datos sobre los procesos internos de la empresa que ayudan a la toma de decisiones por parte de la gerencia.

Alineación de toda la estrategia

Permite traducir la visión de una organización en acciones concretas que ayudan al complimiento de metas.  La metodología alínea todos los elementos que componen la planeación estratégica, esto quiere decir que  los esfuerzos de toda la organización deben estar concentrados y alineados hacia la misma búsqueda de cumplimiento de metas.

A tener en cuenta:

• Las empresas son entes dinámicos que evolucionan y cambian con el tiempo, es por eso que la elección del dashboard adecuado es importante, así como la actualización del mismo, añadiendo o quitando los indicadores necesarios.
• Es importante elegir un software profesional adecuado para la gestión del cuadro de mando, con un coste adaptado a las posibilidades financieras de la empresa, para que no represente un gasto desproporcionado.
• Una mala elección o interpretación de los indicadores del cuadro de mando puede llevar a la toma de decisiones erróneas o no favorables para la empresa. Por eso, lo más aconsejable es disponer de un asesoramiento profesional sobre la configuración e interpretación del cuadro de mando, o la contratación de profesionales cualificados para ello. 

Conclusión

Los cuadros de mando y herramientas que hemos visto en este artículo, ofrecen una visualización intuitiva y en tiempo real de los distintos indicadores empresariales, pero también sirven para otro tipo de análisis y no sólo evolución empresarial. Es un hecho que las nuevas tecnologías están marcando un antes y un después en todos los ámbitos sociales. Para las empresas, en esta nueva era digital, el análisis de datos junto con el Bussiness Intelligence y Big Data se está convirtiendo en una de las soluciones para generar mayores eficiencias y desarrollar nuevos modelos de negocio.

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